Ausschreibungsprozess

Alle Infos zum Ausschreibungsprozess.

Ausschreibung planen

Sobald alle vorherigen Schritte durchgeführt worden sind, kann der Ausschreibungsprozess geplant werden.
Dazu klickt man unter Ausschreibungsprozess den Button Ausschreibung planen.

Ausschreibungsprozess | Ausschreibung starten

Es öffnet sich ein separates Fenster. Hier kann das Abgabedatum und die Uhrzeit der Ausschreibung eingegeben werden.

Achtung: Nach dem Start des Ausschreibungsprozesses können die vorhandenen Anlagen und Komponenten nicht mehr angepasst werden

Info: Die Unternehmer können auch nach Ablauf des Abgabedatums das Angebot einreichen.

Ausschreibungsprozess | Ausschreibung planen

Unternehmer einladen

Der Ausschreibungsprozess hat nun gestartet. Der nächste Schritt ist der Mailversand des Kelpy-Zugangslinks an die Unternehmer. Um diesen Link zu erhalten, müsst ihr zu der Unternehmerliste zurückkehren und je Unternehmer E-Mail öffnen… auswählen. Das Mailfenster öffnet sich mit dem individuellen Zugangslink.
Der Hauptkontakt wird beim Mailversand direkt angeschrieben, die übrigen Kontakte werden im CC aufgeführt.

Ausschreibungsprozess | Ausschreibungseinladung

Für den Versand findet ihr unter dem Kapitel Versand verschiedene Mail-Entwürfe.

Achtung: Die rot markierten Texte sind projektspezifisch anzupassen!

Unternehmer-Navigationsseite

Unter https://rmb.kelpy-systems.ch/stage/ haben alle externen Kelpy-Nutzer eine Übersicht über die Ausschreibungen, welche ihnen freigegeben sind.

Aufbau der Übersicht:

• Die Ausschreibungen sind nach Startdatum sortiert (neuste zuoberst)
• Bei jeder Ausschreibung ist der aktuelle Status gemäss Unternehmer-Status sichtbar
• Über die Suchfunktion können die Ausschreibungen gefiltert werden

Ausschreibungsprozess | Stage Navigationsseite

Kontaktspezifische Projektangaben

Jeder externe Kelpy-Nutzer kann über seine Navigationsseite unter "Angaben" Standard-Projektangaben definieren. In den einzelnen Ausschreibungen können diese über den Button "Standard Angaben übernehmen" bei den Unternehmensangaben in die Ausschreibung übertragen werden.

Vorteil: Wiederkehrende Angaben wie Firmenadresse, Ansprechperson etc. müssen nur einmal erfasst werden und können dann in allen Ausschreibungen verwendet werden.

Abgebotsrunde

Nach Ablauf des Abgabedatums startet die Abgebotsrunde. Die Abgebotsrunde kann wiederum über den Ausschreibungsprozess konfiguriert werden.

Ausschreibungsprozess | Abgebot planen

Unternehmer-Status

Nach dem Ausschreibungs-Start ist unter Unternehmer der Status der betreffenden Submission sichtbar.

Statusarten und ihre Bedeutung

• Neu: Wird angezeigt, solange keine Änderung in der Ausschreibung vorgenommen wurde.
• In Bearbeitung zuletzt Tag, DD.MM.YYYY, HH:MM: Erscheint, wenn der Unternehmer bereits Eingaben vorgenommen hat, mit dem letzten Bearbeitungszeitpunkt.
• Abgesagt am Tag, DD.MM.YYYY, HH:MM: Wird angezeigt, wenn der Unternehmer zu irgendeinem Zeitpunkt eine Absage erteilt hat (kann über Kelpy eingereicht werden). Falls er die Absage begründet hat, kannst du mit einem Klick auf den Status die Begründung einsehen.
• Eingereicht am Tag, DD.MM.YYYY, HH:MM: Erscheint, wenn die aktuelle Angebots- oder Abgebotsrunde eingereicht wurde.
• Abgebot noch nicht bearbeitet: Dieser Status erscheint beim Start einer neuen Abgebotsrunde und ersetzt den Status Eingereicht am ....

Ausschreibungsprozess | Status-Änderung bei Abgebotsstart

Hinweis

Der Unternehmer kann jederzeit den Absagegrund anpassen oder die Absage zurückziehen und das Angebot einreichen.